Kako jednostavno ispunjavati obrasce i potpisivati ​​dokumente na iPadu

Ispunjavanje obrazaca, potpisivanje dokumenata i izrada digitalnih potpisa izravno na iPadu prije nekoliko godina činilo se kao znanstvena fantastika. Međutim, danas je to moguće učiniti brzo, jednostavno i profesionalno, izbjegavajući gnjavažu ispisivanja, ručnog potpisivanja, skeniranja i slanja dokumenata. Zahvaljujući izvornim značajkama operativnog sustava iPadOS i pet specijaliziranih aplikacija, možete upravljati svom svojom dokumentacijom s bilo kojeg mjesta, sigurno i brzo.

Najbolje od svega je što ne morate biti tehnički stručnjak da biste počeli potpisivati ​​i ispunjavati obrasce na svom iPadu. Od ugrađenih aplikacija poput Markupa do moćnih vanjskih alata poput PDF Experta ili PDFelementa, možete odabrati metodu koja najbolje odgovara vašim potrebama. U nastavku ćete otkriti kako maksimalno iskoristiti svoj Apple uređaj i jednom zauvijek se riješiti papira i pisača.

Prednosti ispunjavanja i potpisivanja dokumenata na iPadu

Korištenje iPada za upravljanje digitalnim dokumentima Uštedite vrijeme, smanjite pogreške i olakšajte si potpisivanje ili ispunjavanje bilo koje datoteke gdje god se nalazili., Osim toga, nećete ovisiti o pisačima ili skenerima, što također štedi papir i tintu. To je savršeno rješenje ako trebate ispuniti i poslati ugovore, račune, pravne obrasce ili bilo koje druge hitne dokumente bez napuštanja doma ili ureda.

• pokretnostUvijek ćete imati iPad pri ruci za potpisivanje ili dovršavanje dokumenata bilo gdje.
• efikasnostZaboravite na stare procese ispisa, potpisivanja i skeniranja.
• brzinaCijeli postupak se može obaviti za nekoliko minuta.
• zakonitostZa većinu postupaka, digitalni vlastoručni potpis jednako je valjan kao i tradicionalni.
• Nema dodatnih troškovaGlavne funkcije mogu se koristiti besplatno sa samim sustavom ili s aplikacijama koje nude besplatne verzije.

Metode za ispunjavanje obrazaca i potpisivanje dokumenata na iPadu

Postoji nekoliko načina za ispunjavanje, potpisivanje i stvaranje potpisa na iPadu, od ugrađenih opcija operativnog sustava do naprednih aplikacija za uređivanje PDF-ova. Sve će ovisiti o vrsti dokumenta, trebate li jednokratni potpis ili više potpisa i složenosti obrasca. U nastavku donosimo pregled najpreporučljivijih metoda:

1. Izvorna značajka dial-up veze u iPadOS-u

Alat Označavanje To je izvorna značajka koju Apple izravno integrira u iOS i iPadOS. Možete joj pristupiti iz raznih aplikacija poput Pošte, Datoteka, Fotografija ili čak prilikom uređivanja snimaka zaslona. Ova je značajka posebno korisna za brzo potpisivanje PDF-ova bez potrebe za instaliranjem ičega dodatnog.

Kako se to radi? Kada otvorite PDF ili sliku u kompatibilnoj aplikaciji, dodirnite ikonu olovke (obično u gornjem kutu). Zatim odaberite opciju potpisa. Ako vam je ovo prvi put, možete ga stvoriti prstom ili Apple Pencilom. iPad će spremiti potpis nakon što ga stvorite, omogućujući vam da ga ponovno upotrijebite u budućnosti. Možete stvoriti više potpisa, uključujući inicijale, puno ime ili nadimke, i izbrisati ih kada više nisu potrebni.

• Više potpisaIzradite i pohranite različite potpise (ime, inicijale, pseudonime).
• sinkronizacijaAko koristite isti Apple ID na više uređaja, vaši će se potpisi automatski sinkronizirati.
• Lako se briše: Iz Biranja možete upravljati i brisati kreirane potpise.

Sažetak koraka za potpisivanje s Markingom:

1. Otvorite dokument u kompatibilnoj aplikaciji (Pošta, Datoteke, Fotografije itd.)
2. Dodirnite ikonu Označavanje (olovka).
3. Odaberite gumb + i odaberite Potpis.
4. Ako nemate spremljen potpis, stvorite ga prstom ili Apple Pencilom.
5. Postavite potpis na ispravno mjesto u dokumentu i prilagodite njegovu veličinu ili položaj prema potrebi.

Osim potpisivanja, Markup vam omogućuje ispunjavanje polja u neinteraktivnim dokumentima, dodavanje bilješki, strelica, potvrdnih okvira i još mnogo toga.

2. Ispunite i potpišite PDF s PDF stručnjakom

PDF stručnjak To je jedna od najpoznatijih aplikacija u Appleovom ekosustavu za uređivanje, potpisivanje i ispunjavanje PDF obrazaca. Vrlo je intuitivna za korištenje i pokriva i interaktivne obrasce (s poljima za uređivanje) i neinteraktivne obrasce (skenirane ili statične).

Ključne značajke PDF stručnjaka:

• Ispunite polja koja se mogu uređivati: Dodirnite polja za tipkanje, označavanje okvira ili odabir opcija s padajućih popisa.
• Alati za neinteraktivna polja: Ručno dodajte tekst, kvačice ili križiće, datume i ostale napomene tamo gdje nema polja za uređivanje.
• Izrada i upravljanje potpisima: Možete stvoriti svoj osobni potpis i ponovno ga koristiti koliko god puta želite. Imate čak i mogućnost dodavanja potpisa treće strane (na primjer, klijenta).
• Brzo brisanje: Uklonite sve podatke iz PDF obrasca ili izbrišite pojedinačna polja samo s nekoliko dodira.
• kompatibilnost: Podržava Adobe AcroForms i statičke XFA obrasce, ali ne i dinamičke LiveCycle XFA obrasce.
• Dodatna sigurnost: Možete spremiti spljoštenu kopiju obrasca kako biste spriječili njegovo kasnije uređivanje.

Koraci za ispunjavanje PDF obrasca pomoću PDF Experta:

1. Preuzmite PDF Expert iz App Storea.
2. Otvorite PDF obrazac koji trebate ispuniti.
3. Kliknite na svako tekstualno polje ili potvrdni okvir i ispunite ga.
4. Za neinteraktivne obrasce upotrijebite alate za tekst, označavanje i datum za ručno popunjavanje podataka.
5. Kada završite, obrazac možete podijeliti ili ga spremiti kao trajnu kopiju.

Ova je aplikacija idealna ako često radite s PDF dokumentima i trebate jednostavno, sveobuhvatno rješenje.

3. Korištenje Maila i drugih Appleovih aplikacija za potpisivanje dokumenata

Mnogi korisnici još uvijek ne znaju da aplikacija pošta iPad vam omogućuje dodavanje potpisa PDF privitcima u e-porukama. To je brzo i jednostavno rješenje za odgovaranje i vraćanje potpisanih dokumenata bez napuštanja Appleovog izvornog okruženja.

Kako to učiniti? Jednostavno otvorite e-poruku s PDF prilogom u Mailu, dodirnite prilog, a zatim odaberite opciju Označavanje. Odatle možete potpisati dokument kako je gore objašnjeno i poslati ga natrag s nekoliko dodira. Ova integracija je također dostupna iz aplikacije Datoteke i u brzom uređivanju snimaka zaslona.

• Bez instaliranja ičega: To je ugrađena funkcija prema zadanim postavkama.
• Idealno za brze odgovore: Ne morate preuzimati ili mijenjati aplikacije.
• Sinkronizacija potpisa: Svi kreirani potpisi bit će dostupni na svim uređajima s istim Apple ID-om.

4. Aplikacije trećih strana: PDFelement i druge alternative

Ako tražite više značajki ili trebate napredniji način rada s PDF-om, postoje i druge aplikacije kao što su PDFelement koji vam omogućuju potpisivanje, uređivanje i upravljanje dokumentima s vašeg iPada. PDFelement, na primjer, omogućuje vam izradu rukom pisanih potpisa izravno na zaslonu ili s fotografija i jednostavno ih dodavanje u dokument. Sučelje je jednostavno i prikladno za one bez prethodnog iskustva s uređivanjem PDF-ova.

Prednosti:

• Napredni alati: Potpuno uređivanje PDF-ova, OCR prepoznavanje, zaštita dokumenata itd.
• Potpišite se prstom ili Apple olovkom: Odaberite debljinu i boju potpisa prema svom ukusu.
• Jednostavnost upotrebe: vrlo intuitivno, čak i za početnike.

Kako stvoriti, spremiti i upravljati potpisima na iPadu

Za mnoge profesionalce korisno je imati spremljeno više potpisa (puno ime, inicijali, pseudonimi) i moći ih jednostavno izbrisati ili urediti. I alat za označavanje i aplikacije poput PDF Experta omogućuju vam brzo upravljanje potpisima:

1. Stvaranje novih tvrtki: Iz značajke potpisa odaberite opciju za dodavanje novog potpisa. Možete ga stvoriti prstom ili Apple Pencilom.
2. prilagodbe: Odaberite između različitih varijanti: ime, inicijali ili profesionalni nadimak.
3. Automatsko spremanje: iPad će pohraniti sve potpise za buduću ponovnu upotrebu.
4. Eliminacija: Pristupite izborniku za upravljanje potpisima i izbrišite one koje vam više nisu potrebne jednostavnim pritiskom na gumb za brisanje.

Ova je značajka posebno korisna ako upravljate dokumentima različitih klijenata ili projekata i trebate organizirati potpise.

Ispunite interaktivne i neinteraktivne obrasce na iPadu

Moramo razlikovati između interaktivni PDF obrasci (s poljima koja se mogu uređivati) i neinteraktivno (gdje morate pisati preko skeniranog dokumenta ili slike). Gore navedene primjene pokrivaju oba slučaja:

• U interaktivnim oblicima, jednostavno dodirnite svako polje i upišite ili odaberite odgovarajuću opciju (tekst, broj, datum, potvrdni okvir ili padajući popis).
• U neinteraktivnim oblicima, upotrijebite alate za tekst, označavanje ili crtanje kako biste simulirali ispunjavanje dokumenta.

Također, ako trebate brisanje sadržaja PDF obrascaAplikacije poput PDF Experta nude mogućnost brisanja svih unesenih podataka ili samo određenih polja, što je vrlo korisno ako ste pogriješili ili trebate promijeniti podatke prije slanja.

Savjeti za maksimalno iskorištavanje potpisivanja dokumenata na iPadu

• Sačuvajte nepromjenjivu kopiju potpisanog dokumenta kao „sploštenu“ kopiju ako ne želite da ga drugi kasnije mogu mijenjati.
• Koristite Apple Pencil ako želite prirodniji i precizniji potpis, iako možete bez problema koristiti i prst.
• Ako imate bilo kakvih pitanja o pravnoj valjanosti digitalnog potpisa, pogledajte propise u svojoj zemlji ili sektoru; u većini slučajeva to je dovoljno za osnovne osobne ili poslovne postupke.

Razlike između potpisivanja s iPadom i potpisivanja digitalnim certifikatom

Važno je da bude jasno da Potpisivanje dokumenta na iPadu pomoću Markupa ili sličnih alata ekvivalentno je digitalnom rukom pisanom potpisu., što vrijedi u mnogim kontekstima, ali ne zamjenjuje napredni elektronički potpis digitalnim certifikatom, što je potrebno za službene postupke pred javnim upravama ili postupke s punom pravnom valjanošću.

Ako trebate digitalni potpis s potpunom pravnom autentifikacijom, morat ćete instalirati digitalni certifikat i koristiti kompatibilne alate, bilo na Macu ili iPadu, ili koristiti druga specifična rješenja za digitalnu identifikaciju.

Koje vrste dokumenata možete ispuniti i potpisati sa svog iPada?

Svestranost iPada i ovih alata omogućuje vam upravljanje iz Ugovori i računi za porezne obrasce, prijave za posao, bankovne dokumente, medicinska izvješća ili bilo koji obrazac dostavljen u PDF formatuNajčešće vrste uključuju:

• Obrasci za prijavu (zapošljavanje, banke, osiguranje itd.)
• Porezni obrasci (Modeli porezne uprave kao što su 1040, W9, W4, W2 itd.)
• Ponude i procjene
• Ugovori o najmu, uslugama ili kupnji
• Izvješća o nesrećama, dozvole, izjave pod ovjerom

Što učiniti nakon ispunjavanja i potpisivanja dokumenta na iPadu?

Nakon što ste ispunili i potpisali obrazac ili dokument, možete ga brzo spremiti ili podijelitiIz samih aplikacija možete poslati potpisanu datoteku e-poštom, prenijeti je u oblak (iCloud Drive, Google Drive, Dropbox itd.), podijeliti je putem WhatsAppa ili na druge načine. Za dodatnu sigurnost, ne zaboravite spremiti datoteku kao "splitnu" kopiju kako biste spriječili naknadne izmjene.

iPad nudi brzo, praktično i profesionalno rješenje za upravljanje potpisivanjem i dovršavanjem PDF dokumenata. Zahvaljujući izvornim alatima i specijaliziranim aplikacijama, možete zaboraviti na ispis i dugotrajnu papirologiju te upravljati svim svojim dokumentima s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Ako još niste isprobali digitalno potpisivanje sa svojim iPadom, sada je izvrsno vrijeme da iskoristite njegove prednosti i krenete prema digitalizaciji svojih dokumenata.